Change Management Prozess bei der HABA Familygroup: Wie eine langfristig datengestützte Strategie einen Unterschied macht

Das Thema Change ist heute unser ständiger Begleiter: In jedem Unternehmensbereich sind Change Management Prozesse zu beobachten, die dabei helfen sollen flexibler in der sich ständig verändernden digitalen Welt agieren zu können. In ihrem Vortrag bei unserem letzten CX Circle erklärte Ulrike Thunack, Head of On-site & Conversion bei der HABA Familygroup (JAKO-O, FIT-Z), wie ihr Team eine langfristig datengestützte Strategie umsetzt und wie der Change Prozess dahinter aussieht.

Das Pareto-Prinzip

Die Basis für Ulrikes Überlegungen zur Veränderung der Strategie in ihrem Team bildet das Pareto-Prinzip: Mit 20% des Zeiteinsatzes im Arbeitsalltag können 80% des geplanten Ergebnisses erreicht werden. Die restlichen 80% können dann zum Optimieren und Perfektionieren des Ergebnisses genutzt werden. In der Realität sieht es allerdings meist anders aus. Es werden erst 80% der Zeit darauf angewendet, um Dinge besonders gut und perfekt zu machen, was zu unnötigem Aufwand führt, die 20% der Zeit, die aber eigentlich zum Großteil des Ergebnisses führen, werden als “Business as usual” nachrangig betrachtet.

Jetzt stellt sich die Frage, wie man dieses Muster durchbrechen und die eigene Herangehensweise ändern kann. Ulrike und ihr Team arbeiten mit OKRs für eine zielgerichtete und datengestützte Strategie.

Leuchtturm-Ziele für den Change Management Prozess

Ulrike nutzt ein anschauliches Beispiel für ihre Arbeit mit OKRs. Sie bezeichnet die wichtigsten Ziele als Leuchttürme auf dem Festland. Das Team sitzt im selben Boot und rudert in Richtung Leuchtturm. Auf dem Weg dorthin trifft das Team immer wieder auf neue Inseln, die es gar nicht auf dem Schirm hatte: Neue Projekte, Anfragen von anderen Teams, Kampagnen, Bug-Fixes etc. Rudert das Team planlos zu jeder Insel, kommt es vom Kurs ab, verschwendet Zeit, Ressourcen und Energie. Das Leuchtturm-Ziel wird am Ende möglicherweise erreicht, aber über große Umwege.

Viele Unternehmen stehen vor der Herausforderung zu viele Themen und Projekte gleichzeitig angehen zu wollen. Sie konzentrieren sich auf unvorhergesehene Aufgaben und verlieren das eigentliche Ziel aus den Augen. An dieser Stelle greift der Change Management Prozess im Team. Durch datengestütztes, zielgerichtetes Arbeiten sowie eine gute Planung lässt sich die Strategie ändern und das Boot auf Kurs halten.

Durch OKRs werden die wichtigsten Ziele im Team festgelegt: Objectives stellen den Leuchtturm am Ende der Reise dar, durch Key Results lassen sich bestimmte Inseln auf der Route markieren. Neue Themen und Anfragen werden erst einmal gründlich geprüft, bevor sie bearbeitet werden. Dafür nutzen Ulrike und ihr Team Daten und Analysen, um zu evaluieren wie viel Sinn z.B. neue Landingpages, neue Tests etc. gerade wirklich machen. Die Problemstellungen werden mit Hilfe konkreter Daten weiter gedacht, um keine Ressourcen zu verschwenden und fokussiert zu arbeiten. Das “Warum” ist ihnen dabei besonders wichtig. Warum soll dieses Projekt angegangen werden? Was erwarten wir uns davon?

Tools wie Contentsquare helfen Ulrike dabei neue Anfragen zu bewerten.

“Wie wird mit einem Modul oder einer Seite interagiert? Wie viele Nutzer sehen ein Element? Lohnt es sich überhaupt an dieser Stelle Ressourcen aufzuwenden? Mit den Daten von Contentsquare können wir die Dinge zu Ende planen und beurteilen, welche Implikationen eine Änderung hätte.” – Ulrike Thunack, Head of On-site & Conversion, HABA Familygroup

4 Tipps für den strategischen Change Management Prozess

Für die praktische Umsetzung der datengestützten Strategie und des Change Prozesses teilt Ulrike ihre 4 Top-Tipps.

1. Austausch

“Der Austausch ist sehr wichtig: Wir alle haben eine Hol- und eine Bringschuld. Jeder ist zum einen dafür verantwortlich sich nötige Informationen zu holen zum anderen aber auch eigene Themen verständlich aufzubereiten und zu kommunizieren.”, erklärt Ulrike. Die Ausrede “Das wusste ich gar nicht” zählt bei ihr dementsprechend nicht.

2. Alignment mit anderen Teams

Gerade in größeren Organisationen gibt es häufig ein Silodenken zwischen den Teams. Aber es ist wichtig die eigenen Ziele mit den anderen Abteilungen im Unternehmen abzustimmen, denn letztendlich haben alle das gleiche Ziel. Durch die Kollaboration zwischen einzelnen Teams kann Mehrarbeit vermieden werden und es werden von Beginn an alle wichtigen Perspektiven eingebunden.

3. Mehr Planen, weniger Abarbeiten

Ulrike und ihr Team arbeiten in Sprints, um eine bessere Planbarkeit zu erzielen. “Sprintplanung ist für mich ein super Instrument, nicht nur für Development-Teams sondern auch für die Organisation von Marketing- und Digital-Teams, weil man einen Fokus hat.” Auf diese Weise lassen sich Tickets strukturiert abarbeiten, Aufgaben priorisieren und auch depriorisieren, wenn wichtigere Themen aufkommen.

4. Ziele strategisch verfolgen

Die umfassende Planung und Strukturierung von Themen führt dazu, dass Ziele auch strategisch verfolgt werden können und die Strategie nicht aus den Augen verloren wird.

Einen letzten Rat hat Ulrike noch: Nicht verunsichern lassen!

“Eine gute Auftragsklärung im Vorfeld ist wichtig, wenn neue Themen aufkommen. Man sollte sich nicht aus der Ruhe bringen lassen und direkt loslaufen, wenn andere Teams unbedingt sofort etwas brauchen. Aktiv mehr Planen statt direkt ins Doing zu gehen, kann sehr hilfreich sein.”

Sieh dir hier den vollständigen Vortrag von Ulrike beim CX Circle an 👇